Új számlázó szoftvert használatba venni az esetek nagy részében nem egyszerű. A következőkben adunk néhány hasznos tanácsot, ha minket választanál.
- A jobb felső sarokban (vagy ITT) kattints a Regisztráció linkre
- Megkérdezzük a neved, telefonszámod, email címed és kérünk még egy jelszót is. A legfontosabb az email cím, mert a továbbiakban az fog azonosítani. Működő email cím legyen, mert ide fogunk küldeni egy visszaigazoló levelet. Amíg a visszaigazolás nem történik meg, addig a Zsebiroda rendszerben nem lesz számottevő jogosultságod.
- Kattints a visszaigazoló levélben lévő linkre, vagy másold be egy böngésző program címsorába. Innentől kezdve hozzáférhetsz a Zsebiroda szolgáltatásaihoz.
Ha felhasználóként be tudsz lépni, akkor regisztrálhatsz egy vállalkozást, melynek nevében számlát állíthatsz ki.
- A kezdőképernyő bal felső sarkában találsz egy "Új vállalkozás regisztrálás" ikont. Kattints rá és végigvezet a regisztráció folyamatán.
Ha később újabb vállalkozást szeretnél regisztrálni, akkor azt az "Összes beállítás" menüpont alatt teheted mg. - A feltett kérdésekre értelemszerűen válaszolj. Nem kell mindent kitölteni, ami szükséges, arra figyelmeztetünk. Utólag is minden beállítást módosíthatsz.
- Minden oldalon elérhető részletes súgó. Kattints a súgó ikonra és vidd az egeret a kérdéses elem fölé.
- Ha már minden fontosat tudunk, akkor összefoglaljuk és ha egyetértesz vele, akkor a "Regisztrálás" gombra kattintva megtörténik a vállalkozás regisztrálása a Zsebiroda rendszerében. Innentől kezdve tied pálya, a továbbiakban te leszel a vállalkozás kezelője, állíthatsz ki számlákat, felvehetsz újabb felhasználókat, kezelheted a jogaikat, stb.
2020. július 1-től minden belföldi adóalany, 2021. január 4-től pedig mindenki - beleértve a magánszemélyeket is - számára kiállított számláról, annak ÁFA tartalmától függetlenül adatot kell szolgáltatni a NAV felé. A NAV-os kapcsolat létrehozásához a következőket kell tenned:
- Szükséged lesz Ügyfélkapura. Ez sajnos nem elkerülhető. Ha még nincs, akkor bármelyik kormányablakban, vagy okmányirodában igényelheted.
- Az Ügyfélkaput össze kell kapcsolnod a vállalkozásoddal. Ha ez eddig még nem történt meg, akkor lendületből az ügyfélkapus regisztrációval együtt ugyan ott megteheted. Mivel minden vállalkozáshoz regisztrálni kellett hivatali kaput, ezért valószínűleg az első két lépést már korábban megugrottad.
- Be kell lépned a NAV Online-számla felületére ITT. A regisztráció gomb megnyomása után a "Adatszolgáltatásra kötelezett adózói regisztráció" gombot kell választani. Ha a vállalkozásodat itt már korábban regisztráltad, akkor ugorj a 10. pontra.
- Be kell lépni az ügyfélkapus azonosítóval.
- Következik az adóazonosító jel megadása. Figyelem: Ez nem a vállalkozás adószáma, hanem a személyes adóazonosító.
- Választani kell egy felhasználó nevet. A keveredés elkerülése érdekében szerintünk célszerű ugyan azt választani, amit az ügyfélkapun használsz.
- Választani kell, hogy gazdálkodó szervezet, majd ki kell tölteni a vállalkozás adószámát is. Csak az első nyolc számot. Az ÁFA kód és a területi jelzés nem kell.
- Ezután kérnek egy elég erős jelszót, email címet és ellenőrizni is lehet a vállalkozás adatait, valamint kitölteni a hiányzó email címet, telefonszámot. Hogy ez utóbbiakhoz mi közük és miért kötelező az rejtély.
- A regisztráció gombot megnyomva - ha minden rendesen lett kitöltve - már be is lehet lépni az újonnan létrehozott felhasználóval.
- Az adószámára kattintva beléptünk a onlineszámla kezdőlapjára. Most létre kell hozni egy technikai felhasználót.
- Kattints a "Felhasználók" menüpontra, majd az "Új felhasználó" gombra.
- Válaszd a "Technikai felhasználó" gombot.
- Írj be egy elegendően hosszú és bonyolult jelszót és később ne felejtsd el. A felhasználó nevét majd a rendszer adja. A felhasználó név nagyon "csúnya" lesz, de ne ijedj meg tőle, ez tényleg ilyen.
- A jogosultságokat is ikszeld be, majd nyomd meg a "Mentés" gombot.
- Nyomd meg a "Kulcsgenerálás" gombot.
- Az elkészült felhasználó adatlapján látsz majd "Felhasználónév", "XML aláírókulcs" és "XML cserekulcs" adatokat. Ezeket az adatokat (és a jelszót) kell beírnod a Zsebiroda.hu rendszerébe az "Összes beállítás" menü "Beállítások" ikonjának "NAV kapcsolat" fülénél.
- És már kész is vagy.
A vállalkozás által használt számlázó szoftvert az első számla kiállítása után 30 napon belül be kell jelenteni a NAV felé. A bejelentés a NAV által rendelkezésre bocsátott Általános Nyomtatvány Kitöltő (ÁNYK) segítségével történhet a NAV honlapján elérhető SZAMLAZO megnevezésű nyomtatvány használatával. A bejelentés megtehető papír alapon, de ügyfélkapus kapcsolaton keresztül is.
A SZAMLAZO nyomtatvány mindenkori legfrissebb verziója ITT érhető el.
A SZAMLAZO nyomtatványt a telepítése után a következő adatokkal kell kitölteni:
A borítón (SZAMLAZO fül) a vállalkozásának adószámát, nevét és a NAV-hoz bejelentett címét kell szerepeltetni, plusz a végén a dátumot.
A második lapon (01 fül) az ONLINE SZÁMLÁZÓ RENDSZER (C) blokkban a következő adatokat kell kitölteni:
- Saját fejlesztésű rendszer: N
- Rendszer neve: Zsebiroda
- elérhetősége: zsebiroda.hu
- Online számlázási szolgáltatást nyújtó neve: Zsebiroda Kft.
- adószáma: 26367875-2-42
- Online számlázó rendszer igénybevételének kezdete: Az első számla kibocsátási napja.
A kitöltött nyomtatványt vagy nyomtatás után el kell juttatni a NAV-hoz papíron, vagy az ÁNYK "Kapcsolat az ügyfélkapuval" menüjén keresztül elektronikusan is be lehet küldeni.
Az összes számodra fontos funkciót össze tudod gyűjteni a kezdőlapra. Csak húzd az almenüben lévő ikont a kék házikóra és máris bekerül a kezdőlap "Legfontosabbak" sorába. Itt a sorrendet szabadon átrendezheted.
Ha már nincs rá szükséged, akkor a jobb egérgombbal eltűntetheted, vagy telefonon egy határozott mozdulattal húzd le a képernyő aljára.